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Negli ultimi tempi, tra le più importanti evoluzioni che riguardano l’organizzazione aziendale, vi è quella inerente alla gestione e alla conservazione dei documenti in formato digitale.
Il processo di digitalizzazione apporta all’impresa un insieme di vantaggi: con la sostituzione digitale le imprese riescono ad abbattere i costi non solo della carta ma anche della corrente elettrica.
Bisogna poi considerare le spese per gli spazi dedicati alla conservazione fisica dei documenti come scaffali e luoghi dedicati a essi, in certi casi anche magazzini in affitto quando l’azienda non ha spazio sufficiente all’interno della propria struttura.
Va considerato inoltre che si ha l’obbligo di conservare la documentazione per dieci anni, i costi sarebbero dunque da moltiplicare.
La conservazione elettronica sperimentata da molte aziende, consiste nella memorizzazione dei documenti su supporti digitali questo a partire dalla creazione dello stesso all’apposizione della firma digitale con la marcatura temporale. L’archiviazione invece consiste semplicemente nella creazione di un file, corrispondente a un documento, in un formato che ne permetta l’elaborazione e successivamente l’archiviazione in formato PDF.
Per poter avere valore giuridico, i documenti cartacei riportati su supporti digitali, devono avere determinate caratteristiche: il formato in cui è redatto, deve essere usufruibile da tutti gli user che dovranno poi utilizzarlo; il formato dovrà essere di tipo standard, ossia corrispondere agli standard internazionali previsti.
È possibile convertire anche i documenti fiscali in digitale, purché contengano gli attributi specifici affinché mantengano il valore giuridico del documento: la data non deve essere modificabile e non deve contenere codici eseguibile né microistruzioni.
Attualmente il formato digitale che soddisfa le richieste del legislatore è quello PDF.
L’archiviazione documentale, ha tutti i numeri per diventare uno dei punti di partenza per la riorganizzazione della gestione aziendale, a partire dai costi che riguardano l’implementazione della piattaforma e le spese delle persone impiegate per il mantenimento e la gestione della stessa.
